Erste Schritte mit 3CX SMB

Sie haben Ihr 3CX SMB und sind bereit, es einzurichten. Mit dieser Anleitung führen wir Sie durch die grundlegenden Konzepte von 3CX – damit Sie in Rekordzeit das System selbst managen können.

Schritt 1 – Anmeldung abschließen

1. Hier können Sie sich anmelden, falls Sie das noch nicht getan haben.
2. Im letzten Schritt werden Ihre Kontodaten angezeigt. Notieren Sie sich diese!
3. Setzen Sie sich ein Lesezeichen für die 3CX-URL, sie sieht ungefähr so ​​aus: https://pbx002.3cx.cloud/
4. Diese Daten werden auch an Ihre E-Mail-Adresse gesendet (Betreff: Willkommen bei Ihrem 3CX System)

Schritt 2 - Melden Sie sich bei 3CX an

Schritt 3 – Fügen Sie Ihr Team hinzu

Fügen Sie nun Ihre Teammitglieder hinzu (auch die, mit denen Sie lieber nicht sprechen möchten!):

1. Gehen Sie zu Admin > Nutzer.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Nutzer.
3. Füllen Sie die Felder für Name und E-Mail aus.
4. Das Feld Rolle – jetzt ist es wichtig. Sie sind der Eigentümer Ihres 3CX-Systems, was bedeutet, dass Sie vollen Zugriff auf alles im System haben. Weisen Sie Ihren Nutzern eine Rolle zu:

• Benutzer – können nur ihre eigenen Anrufe und ihren Status sehen
• Rezeptionist – kann die Anrufe und den Status aller Nutzer sehen
• Abteilungsadministrator – kann Nutzer zu Warteschleifen und Rufgruppen hinzufügen und Abteilungsanrufe und -chats überwachen
• Manager – kann Nutzer zu 3CX hinzufügen und alle Anrufe und Chats überwachen sowie Nutzer hinzufügen
• Eigentümer – hat alle Rechte; Nutzer hinzufügen, bearbeiten und löschen sowie volle Systemrechte

Es gibt noch weitere Rollen; eine vollständige Liste der Aufgaben der einzelnen Rollen finden Sie hier.

5. Klicken Sie auf Speichern, um den neuen Benutzer zu erstellen. Fahren Sie mit der Erstellung aller Mitglieder Ihres Teams fort.
6. Ihre Teammitglieder erhalten eine E-Mail mit ihren Anmeldeinformationen. Wenn sie kein Google-Konto verwenden, müssen sie auf den Link in der Willkommens-E-Mail klicken, um ihr Passwort festzulegen.

Lesen Sie dieses Handbuch für weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Nutzern.

Schritt 4 – Machen Sie einen Testanruf

Jeder Nutzer/Teammitglied hat eine eigene Durchwahl, die intern zwischen Kollegen verwendet werden kann – in der Welt von 3CX wird diese als Nebenstellennummer bezeichnet. Jedem Teammitglied, das Sie hinzufügen, wird automatisch eine eigene Nebenstellennummer zugewiesen. Sie können sich gegenseitig – kostenlos – über Ihre 3CX-Nebenstellen anrufen.

1. Klicken Sie auf die Team-Schaltfläche, um alle Ihre Teammitglieder anzuzeigen. Ihre Nebenstellennummer wird nach ihrem Namen angezeigt.
2. Sie können auf eines der Symbole (Telefon, Kamera, Chat) klicken, um sie entweder anzurufen, einen Videoanruf zu tätigen oder ihnen einen Chat zu senden. Oder Sie können ihre Nummer in die Wähltastatur der App eingeben.
3. Warum rufen Sie Ihre Teammitglieder nicht von Ihrem Smartphone oder Desktop aus an? Laden Sie Ihre App herunter:

1. iOS-App
2. Android-App
3. Windows-Desktop-App

Oder scannen Sie den QR-Code, der in Ihrem Webclient angezeigt wird.

Lesen Sie die Anleitungen zur Verwendung der iOS-, Android- und Windows-Apps.

Schritt 5 – Holen Sie sich eine Nummer und beginnen Sie anzurufen

Nebenstellennummern dienen – wie oben erläutert – zum Anrufen Ihrer Teammitglieder. Um die Außenwelt anzurufen, benötigen Sie einen SIP-Trunk-Anbieter, der Ihnen Telefonnummern zur Verfügung stellt. Das Erstellen eines eigenen Kontos mit einem SIP-Trunk ist einfach und ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Nummern sowie viel günstigere Anrufe.

3CX SMB unterstützt eine Reihe von SIP-Trunk-Anbietern. Diese wurden aufgrund der einfachen Einrichtung, Konfiguration und Preisgestaltung ausgewählt. So richten Sie einen SIP-Trunk ein:

1. Erstellen Sie ein Konto bei einem unserer bevorzugten SIP-Trunk-Anbieter und erhalten Sie Ihre Telefonnummern.
2. Öffnen Sie Ihre 3CX-Admin-Konsole > Trunks & Chat > ​​+ SIP-Trunk. Füllen Sie das Feld Name aus und wählen Sie Ihr Land aus. Geben Sie nun die Haupt-Trunk-Nummer, die Authentifizierungs-ID und das Passwort ein, die Sie von Ihrem SIP-Trunk-Anbieter erhalten haben.
3. Klicken Sie auf Speichern! Jetzt können Sie Anrufe tätigen und empfangen.

Weitere Informationen zum Einrichten und Verwalten eines SIP-Trunks finden Sie hier.

Schritt 6 – Richten Sie einen Live-Chat auf Ihrer Website ein

Wandeln Sie Ihre Besucher in Leads um – lassen Sie sie direkt von Ihrer Website aus eine SMS schreiben oder Sie anrufen! Fügen Sie dazu einen Live-Chat zu Ihrem 3CX hinzu:

1. Gehen Sie zu Admin > Trunks & Chat. Hier sehen Sie einen 3CX Live Chat-Eintrag. Klicken Sie darauf.
2. Sie werden aufgefordert, die URL Ihrer Website einzugeben.
3. Sie können angeben, welche Informationen Sie von Besuchern erhalten möchten.
4. Geben Sie an, an welche Nebenstelle die Chats und Anrufe gesendet werden sollen.
5. Jetzt müssen Sie das Wordpress-Plugin installieren.
6. Wenn Sie Wordpress nicht haben, lesen Sie die Anleitungen für Drupal, Joomla, Squarespace, Weebly oder Wix.

Weitere Anpassungsoptionen finden Sie im 3CX Live Chat-Handbuch.

Schritt 7 – WhatsApp konfigurieren

Beantworten Sie geschäftliche WhatsApp-Nachrichten von Ihrem 3CX-Dashboard aus. Lesen Sie diese Anleitung, um zu erfahren, wie Sie Ihr WhatsApp Business Konto mit 3CX verknüpfen.

Lassen Sie 3CX die harte Arbeit erledigen!

Bürozeiten einrichten

Sie möchten nicht, dass mitten in der Nacht Anrufe auf Ihrem Telefon eingehen. Wir haben einen Retter: die Bürozeitenfunktion! Konfigurieren Sie Bürozeiten, Pausenzeiten und Feiertage:

1. Gehen Sie zu Admin > Geschäftszeiten.
2. Stellen Sie Ihre Zeitzone ein.
3. Klicken Sie auf die Stunden jedes Tages und geben Sie Ihre Arbeitszeiten an.
4. Fügen Sie ggf. Pausenzeiten hinzu.

Auf in den lang ersehnten Strandurlaub? Von hier aus können Sie auch Feiertage hinzufügen, indem Sie auf Feiertage/Urlaub und dann auf +Hinzufügen klicken. Füllen Sie die Felder aus und wählen Sie aus, ob dieser Feiertag jährlich wiederholt wird.

Weitere Informationen zum Konfigurieren Ihrer Bürozeiten finden Sie hier.

Digitalen Rezeptionisten erstellen

3CX kann Ihre Anrufer begrüßen, während diese darauf warten, dass ein Kollege den Anruf entgegennimmt. Der Anruf kann auch an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden! So konfigurieren Sie dies:

1. Gehen Sie zu Admin > Anrufverwaltung > + Digitaler Rezeptionist (IVR).
2. Geben Sie Ihrem Rezeptionisten einen Namen, eine Nebenstellennummer und eine DID-Nummer (falls gewünscht) und wählen Sie die Sprache für die Ansagen aus.
3. Im Feld Ansage können Sie bei Bedarf Ihre eigene Ansage hochladen. Klicken Sie auf die Aufnahmeschaltfläche oder laden Sie eine Aufnahme von Ihrem Computer hoch. Wenn Sie eine Datei haben, die nicht dem erforderlichen Audioformat entspricht, können Sie unser kostenloses Audiokonvertierungstool verwenden.

Sehen Sie sich an, was Sie sonst noch mit dem 3CX Digital Receptionist tun können.

Weiterleiten eingehender Anrufe

Als Nächstes teilen Sie dem System mit, wie Sie eingehende Anrufe leiten und behandeln möchten, egal ob Sie zu Hause oder unterwegs sind. Erfahren Sie, wie Sie dies einrichten. Eine der tollen Funktionen ermöglicht Ihnen das Einrichten einer sogenannten Rufgruppe. Mit einer Rufgruppe können Sie eine Gruppe von Teammitgliedern konfigurieren, deren Telefone klingeln, wenn ein Kunde anruft. So verpassen Sie keinen Anruf mehr! Lesen Sie diese Anleitung, um eine Rufgruppe zu erstellen oder zu bearbeiten.

Es gibt noch mehr

Sie dachten wahrscheinlich, dass Sie mit einer kostenlosen Lösung nur das absolute Minimum erhalten würden. Aber Sie liegen falsch! Lesen Sie die Anleitungen unten, um herauszufinden, was Sie mit Ihrem 3CX noch alles machen können.

• Kostenlose Anrufe mit den 3CX Talk & Meet-Links
• Videokonferenzen starten
• Alles, was Sie über den Webclient wissen müssen
• Konfigurieren und Zugreifen auf Ihre Voicemail
• Verwenden Ihres Tischtelefons

Letztes Update

Dieses Dokument wurde zuletzt am 04. Juli 2024 aktualisiert.

https://www.3cx.de/smb/start/