Was ist ein Softphone?

Beim Softphone handelt es sich um eine Software, die auf einem beliebigen Internet- bzw. IP-fähigen Endgerät installiert werden kann und so die Funktion eines Telefons bereitstellt, ohne dass tatsächlich ein physisches Hardphone benötigt wird. Die Benutzeroberfläche orientiert sich hierbei oft an den Wahlfeldern eines Telefons ergänzt um zusätzliche Funktionstasten. Die Erfassung und Ausgabe von Sprache erfolgt über integrierte Mikrofone und Lautsprecher von PCs oder Smartphones oder aber durch ein Headset.

In der IP-Telefonie gibt es zwar Geräte, die wie herkömmliche Telefone aussehen, doch in Wirklichkeit kleine Computer sind, welche über den Nutzungsumfang herkömmlicher Geräte auch zahlreiche Voice-over-IP-Funktionen mit sich bringen. Wer auf solche VoIP-Telefone und damit starre Hardware zu Gunsten einer flexiblen und dynamischen Software verzichten möchte, erzielt zahlreiche Vorteile. Jedoch können Nebenstellen auch auf verschiedenen Geräten gleichzeitig registriert werden. Es ist also möglich ein traditionelles Tischtelefon, einen mobilen Client auf dem Handy und ein Softphone auf dem Computer zu betreiben und von allen drei Geräten aus den vollen Funktionsumfang zu genießen.

Einer der Vorteile des Softphones ist, dass es die Telefonanlage leicht skalierbar macht. Da ein Softphone einfacher installiert ist, als eine analoge Nebenstelle eingerichtet, kann ein Unternehmen flexibler auf den Mitarbeiterbedarf reagieren. Nicht nur bei schnell wachsenden Start-Ups ist dies von Vorteil. Auch Call Center, die zum Beispiel in der Weihnachtszeit ein erhöhtes Anrufaufkommen erwarten, können von dieser einfachen Möglichkeit der Einrichtung von Nebenstellen profitieren (z.B. mit Hot Desking).

In einer sich stetig verändernden Arbeitswelt wird auch Mobilität zunehmend wichtiger in der professionellen Telekommunikation. Alle Informationen stets erreichbar zu halten und dazu noch überall erreichbar zu sein, hat in den letzten Jahren einen noch höheren Stellenwert bekommen. Hinzu kommt die Arbeit für Freelancer, die zum Beispiel aus dem Home-Office oder einer Außenstelle des Unternehmens arbeiten. Auch diese können mit Softphones ganz einfach in die Call-Flows des Unternehmens eingebunden werden.

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